Möchtest du lernen, wie du Sprints in Notion effektiv verwalten kannst? Lass mich dir dabei helfen.
In der heutigen geschäftigen Welt ist die Verwaltung von Projekten und Aufgaben oft eine Herausforderung. Aber Notion bietet eine Lösung, die deine Arbeitsweise revolutionieren kann.
Sprints.
Was sind Sprints?
Sprints sind ein Konzept aus der agilen Projektmanagementmethode, das darauf abzielt, komplexe Projekte in überschaubare, zeitlich begrenzte Arbeitsabschnitte zu unterteilen. Diese Arbeitsabschnitte, auch Sprints genannt, dauern typischerweise ein bis vier Wochen und haben klare Ziele, die während des Sprints erreicht werden sollen.
Während eines Sprints konzentriert sich das Team auf die Erledigung einer definierten Menge von Aufgaben oder die Umsetzung bestimmter Funktionen. Am Ende jedes Sprints wird eine Überprüfung durchgeführt, um den Fortschritt zu bewerten, Feedback einzuholen und die nächsten Schritte zu planen.
Sprints bieten mehrere Vorteile, darunter die Möglichkeit, komplexe Projekte in überschaubare Teile zu zerlegen, eine klare Fokussierung auf kurzfristige Ziele, regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sowie die Förderung der Zusammenarbeit im Team. Sie sind ein wichtiger Bestandteil vieler agiler Projektmanagementmethoden und werden von Teams in verschiedenen Branchen und Bereichen eingesetzt, um ihre Arbeitsweise zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
Wie unterscheiden sich Sprints von Projekten?
Sprints und Projekte sind zwei unterschiedliche Konzepte, die jedoch oft miteinander verbunden sind, insbesondere in der agilen Projektmanagementmethodik.
Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte Initiative, die darauf abzielt, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Es hat einen klar definierten Anfang und ein Ende, definierte Ziele, Ressourcen und ein Budget. Projekte können unterschiedliche Größen und Komplexitätsgrade haben und können verschiedene Phasen durchlaufen, wie Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss.
Ein Sprint ist hingegen ein Zeitrahmen innerhalb eines Projekts, der dazu dient, bestimmte Arbeitspakete oder Aufgaben zu erledigen. Sprints sind typischerweise kürzer als das gesamte Projekt und dauern normalerweise ein bis vier Wochen. Während eines Sprints konzentriert sich das Team darauf, eine definierte Menge von Aufgaben zu erledigen, die während dieses Zeitraums abgeschlossen werden sollen.
Der Hauptunterschied besteht also darin, dass ein Projekt das gesamte Vorhaben umfasst, während ein Sprint ein zeitlich begrenzter Abschnitt innerhalb dieses Projekts ist, der darauf abzielt, spezifische Ziele zu erreichen. Sprints werden oft in agilen Projektmanagement Methoden wie Scrum verwendet, um die Arbeit in überschaubare Einheiten zu unterteilen und eine kontinuierliche Lieferung von Ergebnissen zu ermöglichen.
Sprints in Notion
Notion bietet seit kurzem eine Sprint-Funktion an.
Um auf diese zuzugreifen, müssen Nutzer eine Standardvorlage verwenden, entweder „Projekt und Aufgaben“ oder „Projekt, Aufgaben und Sprints“. Die Vorlage „Projekt und Aufgaben“ bietet die Flexibilität, Sprints später hinzuzufügen, während die Vorlage „Projekt, Aufgaben und Sprints“ bereits alle Elemente enthält.
Das einzige Problem? Derzeit (Stand Mai 2024) kannst du einer regulären Datenbank in Notion keine Sprints hinzufügen, du benötigst die Vorlage.
Wenn du die Vorlage ladest, werden 4 Seiten mit Datenbanken erstellt:
- Aufgaben
- Projekte
- Sprints
- Sprints-Board
Um die Übersichtlichkeit zu wahren, empfehle ich, die Seiten der Vorlage auf eine eigene Notion Seite zu verschieben. In unserem Beispiel nennen wir diese Seite “Sprints in Notion.
Klicke dazu auf die drei Punkte neben Sprints, Projekte, oder Aufgaben in der Seitenleiste und klicke auf Verschieben.
Du erhältst nun die Meldung:
Möchtest du Sprints wirklich verschieben?
Sprints, Projekte und Aufgaben sind eng miteinander verbunden. Du kannst sie zusammen verschieben, da sonst nach dem Trennen Probleme entstehen können.
Stimme zu und die Datenbanken werden verschoben. Nun musst du nur noch das Sprint-Board verschieben.
Sehen wir uns die verschiedenen Datenbanken an:
- Aufgaben und Projekte.
Du findest dich hier vermutlich schon zurecht, daher gehe ich darauf nur kurz ein: Die Aufgabendatenbank enthält alle Aufgaben und ist mit den Projekten und Sprints verbunden. Die Projektdatenbank enthält alle Projekte und zeigt dir an, welche Aufgaben innerhalb eines Projektsanfallen.
- Sprints:
Diese Datenbank zeigt alle aktuellen, zukünftigen und vergangenen Sprints an, die Anzahl der in den Sprints befindlichen Aufgaben und die Prozentzahl der erledigten Aufgaben.
- Sprint Board
Noch wichtiger für den User ist das Sprintboard. Dies ist eine zentrale Plattform, um Aufgaben zu verwalten, die mit einem bestimmten Sprint verbunden sind.
Durch Klicken auf das Sprintboard erhältst du automatisch Zugriff auf den aktuellen Sprint und kannst den Fortschritt deiner Aufgaben in Echtzeit verfolgen. Mittels Drag and Drop kannst du im Kanban-Board auch den Status der Aufgaben ändern.
In der Datenbankansicht Sprint-Planung sind die aktuellen und alle zukünftigen Sprints sowie die damit verbundenen Aufgaben ersichtlich. Im folgenden Beispiel sehen wir drei Aufgaben, die mit diesem ersten Sprint verbunden sind.
Wichtig ist auch die Ansicht Backlog: Hier befinden sich Aufgaben, die noch keinem Sprint zugeordnet sind.
Mit Sprints in Notion arbeiten
Wir sehen, dass Sprints im Grunde einfach nur eine innovative Art und Weise sind, Aufgaben zu organisieren. Sprints bereichern die statische Aufgaben-Projekt-Struktur, indem sie eine flexible und dynamische Ebene hinzufügen. So dürfen Aufgaben, die in einem Sprint angefallen sind, aber nicht abgeschlossen werden konnten, in den nächsten Sprint übernommen werden.
Wie machen wir das in Notion? Mit Hilfe einer Automatisierung, die Teil der Sprint-Board-Datenbank ist. Wir klicken dazu auf den Button “Sprint Abschließen”. Wir sehen nun den nächsten Sprint (in unserem Fall “Sprint 2”) und wir das Start- und Enddatum des nächsten Sprints wählen. Da wir im aktuellen Sprint nicht alle Aufgaben abgeschlossen haben, werden wir gefragt, ob wir die unerledigten Aufgaben aus dem aktuellen Sprint in den nächsten verschieben wollen. Optional können wir diese Aufgabe in den Backlock transferieren, oder im aktuellen Sprint behalten .
Wenn wir nun in die Sprint-Datenbank gehen, sehen wir, dass der aktuelle Sprint nun der Sprint 2 ist, und als nächster Sprint der Sprint 3 erstellt wurde. Natürlich kannst du diese Namen an deine Erfordernisse anpassen.
Und das war meine kurze Einführung zu der neuen Notion-Sprints-Funktion. Ich persönlich finde Sprints sehr interessant und kann mir auch vorstellen, dass sie nicht nur für Entwicklungsteams oder Agenturen, sondern auch für Solopreneure oder Selbstständige ein interessanter Weg sind, um die Produktivität zu erhöhen. Ich bin gespannt, wie diese von Notion in Zukunft ausgebaut und weiter integriert wird, und werde euch natürlich laufend updaten.
Bis dahin rate ich dir, diese neue Funktionalität auszuprobieren und unseren Newsletter zu abonnieren. Bis zum nächsten Mal!
Philipp