Derzeit gibt es viel Hype um die App Notion. Ursprüngliche entwickelt als Notiz App, bietet die App mittlerweile weit mehr als nur eine Checkliste. Aktuell hat die App mehr als 30 Millionen Nutzern weltweit. Tendenz steigend. Seit Ende 2022 gibt es die App auch in einer deutschen Sprachversion. Grund genug sich die App für euch ein wenig genauer anzusehen und sich die Frage zu stellen: „Was ist Notion?“.
Warum Notion?
Notion ist ein cloudbasiertes all-in-one Notizbuch mit Datenbanken, mit dem du alle Projekte, Aufgaben, Informationen und Dateien organisieren und verwalten kannst. Und das an einem einzigen Ort! Klingt utopisch? Ist aber real.
Kurz gesagt ist es eine Kombination aus: Jira, Trello, Excel, One Note, und Sharepoint.
Das Versprechen ist: Nutze Notion für alles, deine Projekte, Informationen, Teamverwaltung, und Prozesse. Sowohl privat als auch beruflich.
Das Beste daran: Du kannst alles selber anpassen und brauchst keine Entwicklerteams oder ähnliches.
Damit ist es die App für Selbstständige und Mittelständler und in der Grundversion (die unserer Ansicht nach 95% aller Funktionen abdeckt) sogar komplett kostenlos!
Was kann die App?
Notion ist sehr nutzerfreundlich und macht den Ein- oder Umstieg einfach. Du beginnst mit einer leeren Seite. Auf dieser Seite kannst du nun deinen Text schreiben.
Du kannst aber auch Tabellen, Datenbanken, Dateien oder Links hinzufügen und Texte formatieren, genau wie in Word. Notion bezeichnet diese Funktionen als Blöcke und somit ist es quasi ein Lego für Erwachsene. Du fügst einfach die Elemente hinzu, die du brauchst. So kannst entweder deine Seite anpassen oder über Verlinkungen komplexe Prozesse in der App abbilden. Angefangen bei einer reinen Notizverwaltung, kannst somit sämtliche Abläufe in deiner Firma an einem Ort verwalten.
Durch diese einfache Struktur, die keinerlei Fachwissen benötigt, gilt die App als sogenanntes No-Code Tool. Das bedeutet, du kannst es nutzen und anpassen, ohne technische Hilfe eines Entwicklers.
Es gibt viele kostenlose Vorlagen, aus denen Sie wählen können, und sie sind alle leicht zu erlernen. Wenn Sie Ihre eigene Vorlage erstellen wollen, können Sie das auch tun. Hier brauchst du nicht viel Einarbeitungszeit!
Integrierte Datenbanken
Notion bietet viele Möglichkeiten, Daten zu verwalten und zu visualisieren. Die wohl mächtigste Funktion ist die Datenbank. Datenbanken helfen dir, Informationen zu strukturieren und miteinander zu verknüpfen. Diese Funktion ist ähnlich zu Excel. Der Vorteil von Notion liegt jedoch darin, dass du zeitgleich mit deinem Team Informationen einsehen und diese Bearbeiten kannst.
Du kannst die Ansicht deiner Datenbank an deine Bedürfnisse anpassen. So kannst du Daten als Tabelle, Kanban Board, Zeitstrahl oder Galerie anzeigen lassen und nach Bedarf filtern. Du kannst hierbei eine Ansicht für alle Nutzer*innen oder nur für dich bauen.
Deiner Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Du kannst zum Beispiel: Kundendaten, Aufträge, Team Meetings, Rechnungen, Dokumente und Dateien in deinen Datenbanken verwalten. Ohne technisches Verständnis kannst du dir einfach und kostenlos das System bauen, mit dem du am besten deine Kunden bedienen kannst.
Darüber hinaus verfügt Notion über eine integrierte Schnittstelle, die sogenannte API (Application Programming Interface). Mit der API kannst du Prozesse innerhalb deiner Organisation mithilfe von Drittanbietern automatisieren. Mit Tools wie IFTTT, Zapier oder Make.com kannst du Daten von mehreren tausend anderen Apps einmalig oder regelmäßig im- bzw. exportieren.
Websiten erstellen innerhalb der App
Wie du bereits erfahren hast, kannst du Notion in deinem Unternehmen auf viele verschiedene Arten einsetzen. Als Sahnehäubchen kannst du die Daten, Dateien und Informationen, die du auf Notion verwaltest, mit einem Klick deinen Kollegen, Lieferanten oder Kunden zugänglich machen. Und das ohne Konto Zwang! Du kannst einfach einen Link zu dem Kunden Onboarding erzeugen, den du einfach per Mail an deine Kunden schickst.
Damit ist es ein echtes Team Werkzeug, mit dem du flexibel anderen Personen Informationen zugänglich machen kannst.
Damit aber nicht genug, du kannst auch deine Seite veröffentlichen und somit mit nur einem Klick als Website nutzen. Vergiss deine Website Anbieter und nutze die kinderleichte Oberfläche von Notion.
Notion Templates (Vorlagen)
Mit über 30 Millionen Nutzern hat sich Notion regelrecht zu einer kleinen Subkultur entwickelt. Es gibt tausende Vorlagen, sogenannte Templates, die du kostenlos nutzen kannst (➡️viele kostenlose und deutschsprachige Vorlagen findest du hier). Wenn du also beispielsweise eine Customer Relation Management (CRM) aufbauen willst, musst du nur nach Vorlagen z.B. in der Template Galerie suchen. Dadurch ist dein Konto in nur wenigen Minuten einsatzbereit für fast alle Aufgaben!
Ist es eine Jira alternative?
Jira ist zwar ein leistungsfähiges Tool, aber es hat unserer Meinung nach eine steilere Lernkurve. Es ist auch teurer als Notion, was möglicherweise nicht für jedes Budget infrage kommt.
Die kostenlose Version von Notion bietet alle Funktionen, die du von einer modernen Projektmanagement-App erwarten: Aufgabenlisten, Kanban-Boards (Boards mit Spalten), Zeitmanagement und mehr. Die kostenlose Version bietet außerdem ein beeindruckendes Maß an Anpassungsmöglichkeiten – du kannst fast jeden Aspekt deiner Seiten anpassen, z. B. Aufgaben in verschiedenen Farben hinzufügen oder sie je nach Priorität oder Status in verschiedenen Spalten anordnen. Die gleichen Vorteile erhalten Sie auch mit kostenpflichtigen Konten!
Zusätzlich zu diesen Stärken macht es Notion den Nutzern spielend leicht, ihre Projekte zu verwalten, ohne die Plattform selbst zu verlassen, indem es sich nahtlos in andere Anwendungen wie Google Docs und Dropbox integriert. So musst du Dateien nicht Dateien nicht mehr lokal speichern, oder vor Besprechungen zwischen Geräten hin- und herschicken. Hier geschieht alles innerhalb einer Anwendung!
Wenn du nach einer Anwendung suchst, die einfach, aber dennoch leistungsfähig genug ist um mit deinem Unternehmen oder deinen Projekten zu wachsen, dann bist du bei Notion an der richtigen Adresse!
Starte mit Notion!
Wenn du Notion ausprobieren möchten, dann melde dich hier kostenlos an! Ich hoffe, dass ich dir geholfen haben, besser zu verstehen, was Notion ist und warum es für dein Unternehmen nützlich sein könnte.
Vorteile
- Einfach zu lernen
- Kostenlos und ohne Werbung
- All-In-One-Lösung
- Wächst mit deinen Aufgaben
- ist flexibel und ohne technisches Wissen nutzbar
- komplett anpassbar
- Deutsche Sprachversion seit 12/22 verfügbar
- Kann für nahezu alle Prozesse genutzt werden (inkl. Website)
- Über API mit anderen Apps verknüpfbar
Nachteile
Du hast es gemerkt: ich LIEBE Notion. Aber auch als Fans können wird über ein paar Nachteile nicht hinweg sehen:
- Funktionen sind „offline“ sehr eingeschränkt
- Formel Syntax ist anders als bei Excel
- App Performance ist manchmal durch die Internetverbindung etwas langsam (sehr selten)
Wie mit Notion beginnen
Wenn du Notion ausprobieren möchtest, empfehle ich dir, ein kostenloses Konto zu erstellen und mit Notizen zu beginnen. Nach und nach kannst du dein System bauen.
➡️Schaue unbedingt in unsere kostenlose, deutschsprachige Vorlagengalerie!
Vorschläge für dein Notion System
Mit diesen kostenlosen Vorlagen könntest du beginnen: