Make.com (oder einfach nur Make) ist eine Plattform, mit der User Apps miteinander verknüpfen können. So kann ich mit Hilfe von Make zum Beispiel Daten von einer Google-Tabelle in meine Notion Datenbank schicken.
“Make ist die führende visuelle Plattform, mit der jeder alles entwerfen, erstellen und automatisieren kann – von Aufgaben und Workflows bis hin zu Apps und Systemen – ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Mit Make können Einzelpersonen, Teams und Unternehmen aller Branchen leistungsstarke benutzerdefinierte Lösungen erstellen, mit denen sie ihr Geschäft schneller als je zuvor skalieren können.”
Automatisierungen haben viele Vorteile:
- Die Synchronisation von Daten wird beschleunigt.
- Arbeitsabläufe werden automatisiert
- User ersparen sich Zeit
- Die Fehlerquote durch Falscheingabe von Daten wird gesenkt
Make (früher als Integromat bekannt) ist natürlich nicht die einzige Automatisierungs-App. Eine andere sehr bekannte ist Zapier. Diese App war auch die Erste, mit der ich vor zwei Jahren die Notion API getestet habe. Inzwischen bin ich jedoch zu Make gewechselt, einfach weil diese App ein besseres Interface hat und mir deutlich mehr Möglichkeiten bietet.
Make vs. Zapier
Zapier ist sehr gut geeignet für einfache Automatisierungen, kann aber bei weitem nicht mit Make.-com mithalten, wenn es darum geht, komplexere Abläufe zu automatisieren.
Die Unique Selling Proposition von Zapier ist, dass die Plattform über 5.000 Apps unterstützt. Make selbst unterstützt über 1.800 Apps, also deutlich weniger.
Der Vorteil von Make liegt jedoch darin, dass es doppelt so viele API-Endpunkte pro App anbietet wie Zapier. Einfach ausgedrückt, ermöglicht es mir, mehr Aktionen innerhalb Ihrer Apps zu automatisieren. Wenn meine gewünschte App von Make unterstützt wird, habe ich deutlich mehr Möglichkeiten und Freiheiten als mit Zapier.
Make vs. Notion Automations
Aber warum überhaupt mit Make Automatisierungen bauen? Notion verfügt doch über ein hauseigenes Automatisierungs-Feature.
Das ist richtig. Die Notion-Automatisierung ist sehr praktisch, aber deutlich weniger komplex als die Sachen, die du mit Make bauen kannst. Wichtig ist zu wissen, in welchen Fällen die Notion-Automatisierung zum Zug kommen sollte, und wann du dich auf Make verlassen kannst. Im Endeffekt sollte ein erfahrener User beides anwenden können.
Make und Notion
Wie kann ich Notion mit Make automatisieren? Im folgenden Abschnitt will ich mir die wichtigsten Notion-Module in Make ansehen, die unterstützt werden. Außerdem werde ich dir im Anschluss ein Praxisbeispiel zeigen.
Triggers (Auslöser)
Watch Database Items
Wird ausgelöst, wenn ein Datenbankelement erstellt oder aktualisiert wird.
Watch Databases/Pages
Wird ausgelöst, wenn eine Datenbank oder Seite erstellt und aktualisiert wird
Watch Databases/Pages
Wird ausgelöst, wenn eine Datenbank oder Seite erstellt und aktualisiert wird.
Actions (Aktionen)
Append a Database Item Content
Fügt den Inhalt eines neuen Datenbankelements an.
Append a Page Content
Fügt einen neuen Seiteninhalt an.
Notion Create a Database
Erstellt eine neue Datenbank als Unterseite einer angegebenen Seite.
Create a Database Item
Erstellt ein neues Element in einer Datenbank.
Notion Create a Page
Erstellt eine neue Seite auf einer angegebenen Seite.
Notion Delete a Page Content
Legt einen Seiteninhalt/Block als archiviert fest.
Notion Get a Database
Ruft eine angegebene Datenbank ab.
Notion Get a Database Item
Ruft ein angegebenes Datenbankelement ab.
Notion Get a Page
Ruft eine angegebene Seite ab.
Notion Get a Page Content
Holen Sie sich einen bestimmten Seiteninhalt/Block.
Make an API Call
Führt einen beliebigen autorisierten API-Aufruf aus.
Notion Update a Database
Aktualisiert eine vorhandene Datenbank.
Notion Update a Database Item
Aktualisiert ein vorhandenes Datenbankelement.
Update a Page
Aktualisiert eine vorhandene Seite.
Update a Page Content
Aktualisiert einen vorhandenen Seiteninhalt/Block.
Search (Suche)
List Page Contents
Ruft eine Liste der Seiteninhalte ab.
List Page Property Items
Ruft eine Liste der paginierten Seiteneigenschaften-Elemente ab. Mögliche Eigenschaftstypen sind Titel, Text, Beziehung und Person.
List Users
Ruft eine Liste der Benutzer ab
Notion Search Objects
Sucht nach Objekten einer Seite, Datenbank oder eines Datenbankelements.
Beispiel – Synchronisierung von 2 Datenbanken in Notion
In diesem Beispiel führe ich eine Make Automatisierung innerhalb von Notion durch. Externe Apps sind nicht beteiligt. Um dieses Praxisbeispiel nachzubauen, benötigst du also nur einen Notion und Make Account. Beide Apps sind in der Basisversion kostenlos.
Kommen wir zum Beispiel:
Die Inhalte einer Datenbank (A), die Daten von Influencern enthält, sollen mit Klienten geteilt werden. Sobald ein Influencer mit einem Klienten geteilt wird, soll daher in einer Datenbank (B) ein neuer Eintrag erstellt werden. Das ist notwendig, damit die Klienten den Status der Zusammenarbeit (Aktiv, Angefragt, Abgelehnt) verändern können (wenn in einer Datenbank mehrere Personen mit demselben Eintrag verbunden sind, würde das zu Überschneidungen führen. Daher ist es notwendig, dass für jeden Klienten ein neuer Eintrag erstellt wird. Des Weiteren sollen Updates der Daten in der Datenbank A auch in der Datenbank B berücksichtigt werden
Hier ist ein kleines Beispiel, um dieses Szenario noch besser zu verdeutlichen:
Influencer Albert wird den Klienten 1 und 2 zugeordnet.
Der Originaleintrag in der Datenbank A bleibt bestehen. In der Datenbank B werden jedoch zwei neue Einträge, einen für Klienten 1 und einen zweiten für Klienten 2, erstellt.

In einem weiteren Schritt sollen außerdem alle Updates aus Datenbank A mit der Datenbank B synchronisiert werden.
Wie gehe ich in Make vor, um dieses Szenario zu automatisieren?
1. Ich verbinde Notion mit Make
Falls du es noch nicht gemacht hast, verbinde Notion mit Make. Erstelle ein Watch Database Items Modul, klicke dazu auf das Modul und danach auf Connection. Füge nun dein Notion Konto hinzu. Als Connection Type wählst du “Notion Public” aus.
Den Connection Name kannst du frei wählen. Wenn du nun auf OK klickst, erscheint die Meldung:
Make is requesting access to Notion
Wähle nun die Notion Seiten aus, die verbunden werden sollen und klicke “Allow Access“, um diesen Schritt abzuschließen.
2. Ich wähle die Datenbank aus, die beobachtet werden soll
Zuerst muss ich angeben, wann dieses Modul getriggert werden soll. Wenn jemand eine Datenbank in Notion erstellt oder wenn sie jemand aktualisiert? In diesem Beispiel wähle ich“By updated time”, also wenn sie aktualisiert wird.
Im nächsten Schritt muss ich die Datenbank mit Hilfe der ID auswählen. Hier kann ich folgendermaßen vorgehen:
A. Die Datenbank-Seite ansteuern und die ID aus der URL kopieren
Wenn die URL meiner Datenbank A beispielsweise “https://www.notion.so/2a67d8b887f54563a2b857ee2f2415ba?v=d6v807a038974138be8384bcca071635” lautet, ist die ID 2a67d8b887f54563a2b857ee2f2415ba. Sprich die Zeichenfolge zwischen / und ?.
B. Den Namen der Datenbank suchen
Noch einfacher ist es jedoch, nach dem Namen deiner Datenbank zu suchen. Die ID wird dann automatisch eingefügt, wenn du den Datenbanknamen anklickst.
Limits
Im nächsten Schritt solltest du auch noch ein Limit angeben. Das begrenzt die Anzahl der Ergebnisse, mit denen während eines Ausführungszyklus gearbeitet wird.
So verhinderst du, dass in einem Zyklus unbegrenzt viele Aktionen durchgeführt werden. Die Limitierung ist vor allem dann sinnvoll, wenn du mit großen Datenbanken arbeitest, die häufig geändert werden.
So, ich habe jetzt ein „Watch Database Items Modul“ eingerichtet, das getriggert wird, wenn unsere Datenbank A editiert wird. Gehen wir einen Schritt weiter.
3. Ich erstelle ein “Create a Database Item” Modul
Auch in diesem Modul muss ich wieder die Datenbank ID eingeben. Ich will die neuen Datenbank Einträge in der Datenbank B erstellen und benötige daher die ID dieser Datenbank.
Nachdem ich das gemacht haben, wähle ich die Felder (Eigenschaften) aus, die aktualisiert werden. Die Eigenschaften der Datenbank B sollten deckungsgleich mit den Eigenschaften der Datenbank A sein. Dadurch muss ich nur die Werte von A in die Felder von B übertragen.
Das funktioniert mit Mapping.
Hier ist eine kurze Erklärung von Make, die dir erklärt, was du dir darunter vorstellen kannst:
“Durch Mapping lassen sich alle Informationen zuordnen, die ein Modul in einem Bündel erhält. Ein Bündel ist wie eine Schachtel mit Informationen. Manche Schachteln sind groß, manche sind klein; manche enthalten nur eine Sache, manche haben kleinere Schachteln.
Wenn Bündel viele Informationen enthalten, sehen Sie die Daten möglicherweise in einem Array oder einer Sammlung organisiert. Ein Array ist wie ein Menü, das in verschiedene Abschnitte wie Suppen, Vorspeisen, Desserts usw. organisiert ist. Es gibt viele Informationen, aber es handelt sich um dieselbe Art von Informationen: Essen. Ein Array enthält nur Informationen einer Art. Es kann zum Beispiel mehrere Daten oder Namen enthalten, aber nicht beides. Sammlungen können verschiedene Arten von Informationen enthalten und sind wie ein Umzugskarton. Wenn Sie umziehen, packen Sie vielleicht verschiedene Dinge in einen Karton: Bücher, kleine Gadgets, einen Karton mit Briefen. Sammlungen enthalten eine ähnliche Vielfalt an Informationen, zum Beispiel Daten, Zahlen und Textbeschreibungen.”
Wie führe ich Mapping in meinem Szenario aus?
Ich wähle die Eigenschaft “Name” aus. Dadurch erscheint sofort eine Liste aller Informationen, die das Watch-Modul von der Datenbank A erhalten hat.
Damit der Inhalt der “Name-Eigenschaft” von Datenbank A übertragen wird, wähle ich in de Name-Eigenschaft folgendes aus:
- Properties Value / Name[] / Tex t /Content
Das Mapping der anderen Eigenschaften läuft genauso ab. Wichtig ist, dass im Feld Corresponding ID, die Database Item ID des Watch Moduls eingefügt wird. Später wird das noch sehr wichtig sein, damit Updates von der Datenbank A in die richtigen Felder der Datenbank B übertragen werden.
Im bisherigen Szenario wird jedes Mal, wenn die Datenbank A editiert wird, ein neuer Eintrag in der Datenbank B erstellt, der den gleichen Namen und die gleichen Eigenschaften hat (sofern die Eigenschaften richtig gemappt wurden).
Aber halt! Das will ich ja gar nicht. Eigentlich soll der Eintrag nur erstellt werden, wenn ein User neu mit der Datenbank verknüpft wird. Wie kann ich sichergehen, dass nur in diesem Fall ein Eintrag in der Datenbank B erstellt wird?
Ganz einfach: Mit einem Filter.
4. Ich erstelle einen Filter
Aber bevor ich den Filter erstelle, muss ich noch etwas in der Datenbank A vorbereiten:
Eine Checkbox (ich nenne sie Create), die angeklickt werden muss, damit das Szenario gestartet wird. Theoretisch könnte ich das Anklicken manuell machen, aber da ich ja hier schon über Automatisierungen rede, will ich dir gleich zeigen, wie du das automatisieren kannst.
In diesem Fall mache ich das jedoch nicht mit Make, sondern mit der Notion Datenbank-Automatisierung. Wichtig: Dafür benötigst du mindestens einen Notion Pro Account.
Ich gehe in das Automatisierungs-Menü der Datenbank A (Blitz Symbol) und erstelle hier eine neuen Automatisierung:
- Als Trigger wähle ich: When Property Persons is Edited. Dadurch wird sie nur gestartet, wenn ein User neu hinzugefügt wird.
- Als Aktion sage ich, dass die Checkbox-Eigenschaft mit dem Namen “Create” abgehackt wird.
Super. Ich habe nun alles für den Filter in Make vorbereitet.
Falls du jedoch noch nicht weißt, was Filter in Make sind, lies dir diese kurze Erklärung von Make durch, bevor du fortfährst:
“In manchen Szenarien müssen Sie möglicherweise nur mit Paketen arbeiten, die bestimmten Kriterien entsprechen. Filter helfen Ihnen bei der Auswahl dieser Pakete. Sie können zwischen zwei Modulen einen Filter einfügen und prüfen, ob die von den vorhergehenden Modulen empfangenen Pakete bestimmte Filterbedingungen erfüllen oder nicht. Wenn ja, werden die Pakete an das nächste Modul im Szenario weitergegeben. Wenn nicht, wird ihre Verarbeitung beendet. Wenn Sie beispielsweise ein Szenario mit dem Facebook-Trigger „Beiträge beobachten“ erstellen und nur mit Beiträgen arbeiten möchten, die ein bestimmtes Wort enthalten oder von einem bestimmten Autor verfasst wurden, stellt ein Filter sicher, dass Sie nur diese Beiträge und sonst nichts erhalten.”
Als Filter-Bedingung lege ich folgendes fest.
Condition: Property Value: Create.
Text Operator: Equal to
true.
Das bedeutet, es werden nur die Bündel weitergeleitet, bei denen die Checkbox-Eigenschaft Create abgehakt ist.
5. Update a Databasen Item
Der erste Teil des Szenarios ist nun fertig. Nur eine kleine Sache fehlt noch. Ich will die Checkbox-Eigenschaft “Create” wieder deaktivieren, nachdem die Automatisierung durchgelaufen ist, damit der Eintrag nicht erneut erstellt wird.
Um das zu tun, hänge ich noch das Modul “ Update a Database Item” an.
Dieses wird ähnlich aufgesetzt, wie das Modul “Create a Database Item”. Der einzige Unterschied ist, dass ich neben der Database ID auch noch die Database Item ID benötige, damit die richtige Zeile in der Datenbank A ausgewählt wird.
Ich mappe es mit der “Database Item ID”, die ich vom Modul “Watch Database Item” erhalten.
Nun kann ich die Felder dieses “Database Items” editieren. Anders als zuvor, kann ich die meisten jedoch ignorieren. Ich muss nur bei der Eigenschaft “Create” auf No klicken. Dadurch wird das Häkchen wieder entfernt.
Das war der erste Schritt unserer Automatisierung. Jedes Mal, wenn eine neue Person der Datenbank A hinzugefügt wird, wird ein neuer Eintrag mit dieser Person in der Datenbank B erstellt.
Jetzt kommen ich zum zweiten Teil.
Der Synchronisierung der Datenbanken, wenn Datenbank A aktualisiert wird.
6. Ich erstelle einen Router und einen neuen Filter
Mit einem Router kann ich den Szenariofluss in mehrere Ketten aufteile. Jede Route verarbeitet die Daten je nach der von Ihnen festgelegten Bedingung anders.
Wenn die Daten auf Route A durch den Filter abgelehnt werden, weil die Checkbox “Create” nicht ausgewählt war, versucht die Automatisierung durch die Route B zu gehen, die ich jetzt erstelle.
Auch für diese Route benötige ich wieder einen Filter. Anstatt “Create” verwende ich jedoch eine neue Checkbox-Eigenschaft.in der Datenbank A (ich nenne sie in meinem Szenario “Update”).
Auch diese kann durch eine Automatisierung getriggert werden. In meinem Fall, wenn die Eigenschaften: Name, Adresse und Preis editiert werden, da diese Werte in beiden Datenbanken gleich sein sollten.
7. Ich erstelle ein Search Objects Modul
Bei den Updates stehe ich vor der folgenden Herausforderung.
Ich will, dass beispielsweise alle Updates der ersten Zeile in der Datenbank A in die Datenbank B übertragen werden. Die Schwierigkeit besteht darin, dass es in der Datenbank B mehrere Zeilen gibt, die eine Kopie der ersten Zeile der Datenbank A sind.
Ich muss also mehrere Zeilen aktualisieren, aber wie weiß Make, welche Zeilen das sind?
Dazu habe ich in Schritt 3. die Datenbank Item ID übernommen. Alle Zeilen der Datenbank B sind quasi mit der ID der jeweiligen Zeile aus der Datenbank A markiert.
Wenn ich das Search Objects Modul aufsetze, muss ich zuerst wieder die Datenbank B verbinden und dann einen Suchfilter aufsetzen. Ich will alle Einträge erhalten, deren “Corresponding ID” mit der Database Item ID übereinstimmt.
8. Ich erstelle ein “Update a Database Item” für Datenbank B
Inzwischen solltest du wissen, wie man hier vorgeht. Ich mappe alle Eigenschaften der Datenbank B mit den jeweiligen Eigenschaften der Datenbank B.
9. Ich erstelle ein “Update a Database Item” für Datenbank A
Genauso wie bei Punkt 5 muss ich noch angeben, dass die Checkbox-Eigenschaft “Update” wieder zurückgesetzt wird, damit dieses Szenario auch nur dann gestartet wird, wenn es ein neues Update gegeben hat.
10. Das Szenario ist fertig
Voila. Das Szenario ist fertig und wenn du alles richtig aufgesetzt hast, sollte es nun reibungslos funktionieren. Gerne kannst du es nach Belieben erweitern.
Fazit: Notion mit Make automatisieren
Die Lernkurve von Make ist relativ steil. Sobald man sich jedoch zurechtfindet, bietet es jedoch fast unbegrenzte Möglichkeiten und zumindest für mich hat es einen starken Suchteffekt.
Ich hoffe, dass diese Einführung für dich hilfreich war. Falls einige Sachen noch immer nicht ganz klar sind, oder du Hilfe bei noch komplexeren Szenarien benötigst, kannst du mich natürlich gerne kontaktieren. Ich stehe dir gerne als Notion oder Make Berater zur Verfügung. Bei Interesse buche einfach einen kostenlosen Kennenlerngespräch im folgenden Calendly-Formular: