Notion iwird inzwischen von mehr als 30 Millionen Personen als Produktivitäts-Tool benutzt. Es erfreut sich auch einer immer größeren Beliebtheit in Unternehmen, daher verwundert es nicht, dass wir von No Code-Fit regelmäßig Notion-Consulting für Agenturen, Online-Shops oder sogar Architekturbüros durchführen.
Rechtsanwälte sind eine Berufsgruppe, die ebenfalls von Notion profitieren könnten. Überraschenderweise ist uns (Stand Mai 2024) jedoch noch kein Rechtsanwalt bekannt, der Notion im Berufsalltag benutzt. Wir haben daher einen uns bekannten Anwalt angeschrieben (Rechtsanwalt und Strafverteidiger Mag. Zaid Rauf) und gefragt, mit welchen Tools ins seiner Kanzlei gearbeitet wird und welche Anforderungen ein Produktivitäts-Tool erfüllen müsste:
Was ein Rechtsanwalt über Notion denkt
Frage: Welche Tools nutzten SIe aktuell für Ihre tägliche Arbeit und Fallverwaltung?
Antwort: Ich nutze Outlook, Avokat, Google Calendar
Frage: Wie organisieren Sie derzeit Dokumente und Informationen?
Antwort: Ich versuche alles in Mindmaps zu gliedern. Termine verwalte ich mit Google Calendar. Meine „Todo Listen“ und Notizen für die Akten in Word.
Frage: Benötigst Sie eine Plattform, die kollaborative Funktionen bietet, um mit Kollegen oder Mandanten zusammenzuarbeiten?
Antwort: Auf jeden Fall – dies wäre ein Gamechanger.
Frage: Welche Art von Dokumentation und Notizen müssen Sie regelmäßig anlegen und verwalten?
Antwort: Ich müsste die gesamten Akten sowie die Mandantendaten als auch spezifische Aspekte der Gerichtsakten verwalten lassen.
Frage: Wie wichtig ist die Integration von verschiedenen Tools und Systemen, die Sie bereits nutzen?
Antwort: Nicht besonders wichtig, wenn ich alles mit einem Tool bewältigen könnte. Ansonsten würde ich es begrüßen!
Frage: Wie viel Zeit verbringest Sie wöchentlich mit administrativen Aufgaben und dem Suchen von Dokumenten oder Informationen?
Antwort: Ich würde sagen täglich 20 – 30 Minuten sagen. Wöchentlich daher 2 – 3 Stunden.
Frage: Wäre es hilfreich, wenn Sie ein zentrales Dashboard hätten, um alle wichtigen Informationen und Aufgaben im Blick zu behalten?
Antwort: Auf jeden Fall.
Frage: Wie wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit eines neuen Tools?
Antwort: Sehr sehr wichtig, da ich nicht viel Zeit aufwenden möchte, um mich in ein Tool einzuarbeiten – dies insbesondere deshalb, weil ich ja nach Stundensatz verrechne und dies dem Mandanten nur schwer erklärt werden kann.
Frage: Wie viel Zeit wären Sie und Ihr Team bereit, in die Einarbeitung in ein neues System zu investieren?
Antwort: Dies hängt von der Wirksamkeit des Systems ab. Wenn sich die Produktivität enorm steigert, dann wäre einiges möglich.
Frage: Wie wichtig sind Sicherheitsfunktionen und der Datenschutz bei der Nutzung neuer Software?
Antwort: Dies ist gerade für einen Anwalt sehr wichtig.
Frage: Haben Sie bereits von Notion gehört? Falls ja, was wissen Sie darüber und haben Sie es schon einmal ausprobiert?
Antwort: Ich habe darüber gehört, dass es ein Tool ist, das hilft Todolisten sehr effektiv zu erstellen und zu bearbeiten.
Frage: Welche Eigenschaften oder Funktionen müsste ein neues Tool haben, um einen Mehrwert zu bieten?
Antwort: Wenn es die Möglichkeit gäbe, große Aktenbestandteile ohne großen Aufwand in Mindmaps einzubauen, die gleichzeitig als Todolisten fungieren, wäre das großartig.
Fazit: Ist Notion für Anwälte interessant?
Rechtsanwalt Rauf hat bereits von Notion gehört, weiß, dass es sich um ein Tool zur Erstellung und Bearbeitung von To-Do-Listen handelt, hat es jedoch noch nicht ausprobiert.
Seine Antworten zeigen, dass Anwälte eine Vielzahl moderner Tools für die tägliche Arbeit und Fallverwaltung nutzen . Eine Herausforderung ist die kollaborative Zusammenarbeit mit Kollegen und Mandanten, ein Tool, das diese Funktion erfüllen würde, wäre ein “Gamechanger”.
Ebenfalls hilfreich wäre ein zentrales Dashboard, das alle wichtigen Informationen und Aufgaben zusammenführt. Stark betont wurde die Benutzerfreundlichkeit, da er wenig Zeit für die Einarbeitung aufwenden möchte. Er und sein Team wären jedoch bereit, Zeit in die Einarbeitung zu investieren, wenn das System die Produktivität erheblich steigert.
Sicherheits- und Datenschutzfunktionen sind für ihn als Anwalt besonders wichtig, da er mit sensiblen Mandantendaten arbeitet.
Hier könnte der Einsatz von Notion problematisch sein, weil das Tool keine End-to-End-Verschlüsselung bietet, ähnlich wie E-Mail, Evernote, Dropbox, Airtable, Google Sheets und Google Docs. Die Hauptgründe für das Fehlen von End-to-End-Verschlüsselung bei Notion sind:
- Es würde die Geschwindigkeit der Datensuche erheblich verlangsamen.
- Es würde die Echtzeit-Zusammenarbeit unmöglich machen.
- Das Zusammenführen von Änderungen auf derselben Seite durch mehrere Benutzer wäre nahezu unrealistisch.
- Das Markieren (Tagging) von anderen Personen wäre kaum noch möglich.
Mehr dazu: Notion und die DSGVO.
Dieses Problem betrifft jedoch nicht nur Notion, sondern auch die meisten anderen cloudbasierten Anwendungen. Ein Offline-Modus könnte Abhilfe schaffen, dann wäre jedoch auch die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern oder das Teilen von Dokumenten mit Mandanten erschwert.
Insgesamt zeigt das Interview, dass Notion als potenzielles Tool für Anwälte in Betracht gezogen werden könnte. insbesondere in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Kollaboration und die effiziente Organisation und Verwaltung von Dokumenten und Aufgaben wäre es ein Gamechanger. Problematisch ist das Fehlen einer effektiven End-to-End-Verschlüsselung. Als Anwalt könnte er das Tool durchaus für Todos und Fall-Management nutzen, jedoch nicht zum Speichern von sensiblen Daten. Das dürfte auch einer der Hauptgründe sein, warum sich Notion in dieser Berufsgruppe bisher nicht durchgesetzt hat.