Die 4 besten Notion Alternativen [2024] – Welches Tool ist wirklich das Beste?

Notion. Einst als bescheidene Notiz-App geboren, hat es sich innerhalb weniger Jahre zu einem digitalen Schweizer Taschenmesser entwickelt, das weit mehr kann, als nur Notizen abspeichern. Mit stolzen 30 Millionen Nutzern weltweit – eine Zahl, die rasant wächst, gilt Notion heute als eines der beliebtesten Produktivitätstools. Auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz wird die App immer beliebter, besonders seit Ende 2022 auch die deutscher Sprachvariante für Notion verfügbar wurde. Wenn ich Notion in wenige Worte fassen müsste, würde ich es als eine Fusion aus Trello, Excel, Word und Evernote beschreiben. Es ist, als würde man das Beste dieser Tools in einem einzigen Paket vereinen. Notion ermöglicht es, Projekte zu verwalten, Informationen zu organisieren und Teams zu koordinieren, sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich. Dabei bleibt die Benutzeroberfläche intuitiv und anpassbar, so dass du keinen Entwicklerhintergrund benötigst, um Notion optimal zu nutzen. In meinen Augen ist es deswegen  das perfekte No-Code-Tool für Selbstständige und kleine Unternehmen Auch die Tatsache, dass die Grundversion, die einen Großteil der Funktionen abdeckt, völlig kostenlos ist, macht es zu einem unschlagbaren Angebot in der App-Welt. Dennoch ist Notion nicht die einzige Produktivitäts-App auf dem Markt. Für bestimmte Anwender und Benutzerprofile mögen andere Apps besser sein. Im Folgenden stellen wir deshalb einige der besten Notion Alternativen vor und beschreiben, für welche Nutzer sie eine gute Alternative darstellen.

Asana als Notion Alternative

Wenn du bereits eine gut strukturierte Arbeitsumgebung inkl. Tools nutzt und nur Projekte und Aufgaben koordinieren willst, solltest du definitiv einen Blick auf Asana werfen. Als spezialisiertes Tool ist es in manchen Bereichen sogar deutlich nutzerfreundlicher als Notion: Asana Vorteile:

1. Einfache Bedienung: Asana ist ein sehr benutzerfreundliches Tool, das sich von den Nutzern schnell einrichten und bedienen lässt.
2. Projektmanagement: Asana ist kein Tool, das versucht alle Bereiche abzudecken. Es hat sich auf Projektmanagement spezialisiert und bietet daher viele Funktionen, die dir dabei helfen, Projekte zu organisieren und zu verfolgen.
3. Teamzusammenarbeit: Asana bietet viele Funktionen zur Zusammenarbeit, wie z.B. Aufgabenkommentare, Delegation und Echtzeit-Kommunikation.
4. Integration: Ähnlich wie Notion bietet Asana eine breite Palette von Integrationen mit anderen Tools wie Google Drive, Slack und anderen.

Asana Nachteile:

1. Eingeschränkte Anpassbarkeit: Wie schon erwähnt, ist Asana auf Projektmanagement spezialisiert, wodurch es sich weniger an deine Bedürfnisse anpassen lässt als Notion.
2. Preis: Auch Asana bietet eine kostenlose Version an, im Vergleich zum Konkurrenten sind die kostenpflichtigen Pläne jedoch deutlich teurer.

Mehr: Notion vs. Asana: Welches Tool ist besser?

Evernote als Notion Alternative

Evernote war jahrelang der Platzhirsch unter den Produktivitäts- und Notizentools. Aufgrund des Aufkommens von Konkurrenzprodukten wie Notion, hat Evernote in den letzten Jahren jedoch seine Vorherrschaft verloren. Dennoch bevorzugen noch immer Millionen Nutzer die Einfachheit und den spezialisierten Fokus von Evernote. Im folgenden schlüssel ich die Vorteile und Nachteile der App im Vergleich zu Notion auf: Evernote Vorteile:

1. Benutzerfreundlichkeit: Einfache und intuitive Erfahrung; schnelle Einrichtung
2. Notizenverwaltung: Notizen sind das Kernstück dieser App. Mit Evernote ist schnelles Notieren mit mehreren Inhaltstypen möglich. Auch das Synchronisieren der Notizen über verschiedene Geräte hinweg funktioniert kinderleicht.

Evernote Nachteile:

1. Flexibilität: User haben eine gewisse Flexibilität in der Gestaltung ihrer Notizen. Sonst können sie die App kaum anpassen.
2. Preis: Kostenloser Plan verfügbar; Abonnements mit den leistungsstärksten Funktionen beginnen bei € 5,83/Monat. Die App ist günstig, kann aber nicht mit dem kostenlosen Plan von Notion mithalten.

Mein Fazit: Evernote ist zu bevorzugen, wenn du eine unkomplizierte Anwendung für Notizen suchst und nicht so sehr die Verwaltung von Aufgaben und die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern benötigst. Notion ist hingegen die bessere Wahl für diejenigen, die ihr eigenes Produktivitätssystem erstellen möchten. Es ist auch ideal für diejenigen, die einen Workspace für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern benötigen, mit denen sie Aufgaben und Projekte gemeinsam koordinieren wollen. Mehr: Notion vs Evernote – Welche App ist besser in 2023?

Obsidian als Notion Alternative

Anders als traditionelle Notiz-Apps, bei denen Notizen linear angeordnet sind, ermöglicht Obsidian ermöglicht es, jeden Eintrag auf organische Weise mit anderen Einträgen in Beziehung zu setzen. Wenn du in Obsidian arbeitest, ist es so, als würdest du durch die Neuronen deines eigenen digitalen Gehirns navigieren. Es gilt deshalb als beste App für den Aufbau eines Second Brains oder Zettelkastens. Obsidian Vorteile:

1. Einzelne Wissensarbeiter: Obsidian ist besonders nützlich für Einzelpersonen, die ein tiefes, vernetztes Wissenssystem aufbauen möchten, wie z.B. Forscher, Schriftsteller oder Studenten.
2. Lokale Datenspeicherung: Für Benutzer, die Wert auf Datenschutz legen und ihre Notizen lokal speichern möchten, ist Obsidian die bessere Wahl.
3. Geschwindigkeit: Da die Daten lokal gespeichert sind, ist Obsidian viel schneller als die anderen Apps in dieser Auflistung.
4. Vernetztes Denken und Zettelkasten: Diejenigen, die ein Zettelkasten-System aufbauen wollen, werden Obsidian sehr nützlich finden.
5. Markdown-Liebhaber: Für diejenigen, die mit Markdown vertraut sind oder es bevorzugen, bietet Obsidian eine natürliche Umgebung für das Schreiben und Formatieren ihrer Texte.
6. Erweiterbarkeit: Technisch versierte Benutzer, die ihr System mit Plugins erweitern und anpassen möchten, werden die Flexibilität von Obsidian schätzen.

Obsidian Nachteile:

1. Keine Teamfunktionen: Obsidian ist auf Einzelnutzer ausgerichtet. Für die Zusammenarbeit von Teams ist Obsidian nicht geeignet.
2. ProjektmanagementTask- und Projektmanagement ist in Obsidian dank mehrerer Plugin-Lösungen möglich, diese sind jedoch nicht intuitiv.

Mein Fazit: Obsidian ist exzellent für die Wissensverwaltung, eignet sich jedoch schlecht für Aufgaben-Tracking oder Projektorganisation. Wer nur nach einem Zettelkasten sucht, ist mit Obsidian perfekt ausgerüstet, für Task- und Projektmanagement in Verbindung mit Notizenverwaltung würde ich dennoch Notion bevorzugen. Mehr: Notion vs Obsidian – Welches ist das bessere Organisationstool?

Trello als Notion Alternative

Wenn du eine einfache Lösung für Aufgaben- und Projektmanagement suchst, die schnell einsatzbereit ist, könnte Trello eine gute Wahl sein. Es ist ideal für Teams, die in agilen Arbeitsumgebungen arbeiten und den Fortschritt leicht verfolgen möchten. Trello Vorteile:

1. Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit: Trello ist leicht verständlich und erfordert keine umfangreiche Einarbeitung. Es ist schnell einzurichten und sofort einsatzbereit.
2. Visuelle DarstellungDas Kanban-System von Trello ermöglicht eine klare, visuelle Darstellung von Aufgaben und Projekten, was die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtert.
3. Integrationen: Trello bietet zahlreiche Integrationen mit anderen Tools und Plattformen, was die Automatisierung und den Datenaustausch vereinfacht.
4. Mobile Apps: Trello bietet gut optimierte mobile Apps für iOS und Android, die die Arbeit unterwegs erleichtern.

Trello Nachteile:

1. Begrenzte Funktionen: Trello ist hauptsächlich auf Aufgaben- und Projektmanagement spezialisiert und bietet weniger Flexibilität für komplexe Datenstrukturen.
2. Dokumentation und Notizen: Trello bietet keine robusten Funktionen für die Dokumentation und das Erstellen von umfangreichen Inhalten.

Mehr: Notion vs. Trello: Welches Tool ist das Richtige für dich?

Fazit: Notion vs. Alternativen

Der Markt für Produktivitäts-Apps ist dynamisch und ständig in Bewegung. Obwohl Notion derzeit den Ton angibt, bleibt ungewiss, ob diese Vorherrschaft auch in den kommenden Jahren Bestand haben wird. Es lässt sich jedoch sagen, dass Notion momentan das universellste Werkzeug in diesem Segment ist. Für diejenigen, die unterschiedliche Anforderungen in einer Plattform bündeln wollen, ist Notion optimal geeignet. Doch in spezielleren Bereichen, etwa der reinen Notizenverwaltung oder dem Projektmanagement, könnten die hier diskutierten Alternativen Notion durchaus übertrumpfen. Letztlich ist die Entscheidung für das passende Tool stets eine persönliche und basiert auf deine individuellen Anforderungen. Es existiert keine universelle App, die allen Bedürfnissen gleichermaßen gerecht wird. Wir hoffen dennoch, dass unser Überblick dir einen klaren Einblick in den Markt bietet und dir hilft, das für dich ideale Tool zu identifizieren.