Formeln erlauben es dir in Notion Daten zu bearbeiten und in weiterführende Werte umzuwandeln. Sie sind ein mächtiges Werkzeug, um Summen, Durchschnittswerte, if-Aussagen und vieles mehr in Notion-Datenbanken zu berechnen.
Auf Anfänger wirkt das Arbeiten mit der Formeleigenschaft in den Datenbanken oft abschreckend. Tatsächlich ist die Lernkurve recht steil, wenn du nicht schon Erfahrung mit Formeln aus Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel mitbringst. Dennoch rate ich dir, dich mit den Notion-Formeln auseinanderzusetzen, da sie es dir erst erlauben, das Potenzial deines Notion-Arbeitsplatzes voll auszuschöpfen.
Wie Formeln in Notion erstellen?
Führe die folgenden Schritte aus, um mit der Erstellung von Formeln in Notion zu beginnen:
- Erstellen eine neue Datenbank, oder navigiere zu einer bestehenden Datenbank.
- Wähle im Datenbank-Editor die Registerkarte „Formeln“ und fügen dann eine Formeleigenschaft hinzu.
- Gib im Formeleditor deine Formel ein. Mit dem Editor kannst du Werte und Operatoren einfügen und deine Formel erstellen.
- Wenn du damit fertig bist, klicke auf die Schaltfläche „Speichern“, um die Formel zu speichern. Wichtig: Die Formel wird nicht gespeichert, wenn sie falsch ist, oder auf nicht bestehende Eigenschaften verweist.
- Nachdem du eine Formeleigenschaft in deiner Datenbank erstellt hast, wird diese der Datenbank als neue Spalte hinzugefügt. Du kannst die Formelspalte verwenden, um Daten zu sortieren und zu filtern, und du kannst das Ergebnis selbstverständlich auch in anderen Formeln und Berechnungen verwenden.
Welche Formeln kannst du in Notion verwenden? (Unser Formel-Spickzettel)
Konstanten
Eine Konstante ist ein fester Wert, der sich nicht ändert. Konstanten können in Formeln verwendet werden, um einen festen Wert darzustellen, den du in deinen Berechnungen verwenden möchtest.
Notion erlaubt die Verwendung der folgenden Konstanten:
- Die Zahl e (die Basis des natürlichen Logarithmus) e == 2,718281828459045
- Die Zahl Pi (das Verhältnis des Umfangs eines Kreises zu seinem Durchmesser) pi ==3.14159265359
- Wahre und falsche Aussagen (Boolescher Wert)
Operatoren
Ein Operator ist eine mathematische Vorschrift, durch die man aus mathematischen Objekten neue Objekte bilden kann. Hier ist eine Liste der wichtigsten Operatoren für den täglichen Gebrauch in Notion:
- if: Wechselt zwischen zwei Optionen basierend auf einem anderen Wert.
if(prop("X") == true, "yes", "no") - add: Addiert zwei Zahlen und gibt ihre Summe zurück oder verkettet zwei Strings.
add(1, 3) == 4oderadd("add", "text")== "addtext" - subtract: Subtrahiert zwei Zahlen und gibt ihre Differenz zurück.
subtract(4, 5) == -1 - multiply: Multipliziert zwei Zahlen und gibt ihr Produkt zurückt.
multiply(2, 10) == 20 - divide: Multipliziert zwei Zahlen und gibt ihr Produkt zurück. teile.
divide(12, 3) == 4
Funktionen
In der Mathematik ist eine Funktion eine Beziehung (Relation) zwischen zwei Mengen. Hier ist eine Liste der häufigsten Funktionen, die dir beim Arbeiten in Notion begegnen werden
- concat: Verkettet mehrere Argumente und gibt das Ergebnis zurück.
concat("dog", "go") == "doggo" - join:
join("-", "a", "b", "c") == "a-b-c" - slice: Extrahiert einen Teilstring aus einem String vom Startindex (einschließlich) bis zum Endindex (optional und ausschließlich).
slice("Hello world", 1, 5) == "elloslice("notion", 3) == "ion"" - length: Gibt die Länge einer Zeichenfolge zurück.
length("Hello world") == 11 - format: Formatiert ein Argument als Zeichenfolge.
format(42) == "42" - toNumber: Wandelt Text in eine Zahl um.
toNumber("42") == 42toNumber(false) == 0 - now: Gibt das aktuelle Datum und die Uhrzeit zurück.
now() == Feb 2, 1996
Wie unterscheiden sich Notion-Formeln von Formeln in Excel?
Notion-Formeln ähneln Formeln in Excel insofern, als sie es dir ermöglichen, Berechnungen durchzuführen und Daten in Datenbanken zu manipulieren. Es gibt jedoch einige wesentliche Unterschiede zwischen den beiden:
Notion-Formeln sind für die Verwendung im Kontext einer Seite oder Datenbank konzipiert, während Excel-Formeln normalerweise in einer Tabellenkalkulation verwendet werden.
Darüber hinaus sind Excel-Formeln zellenbasiert, während Notion-Formeln spaltenbasiert sind.
Was bedeutet das?
Während du in Excel auf einzelne Zellen verweisen kannst, kannst du in Notion nur auf andere Eigenschaften verweisen. Sprich, die Formeln verweist gleichzeitig auf alle Zeilen einer Spalte.
Excel-Formeln sind daher viel flexibler und leistungsfähiger. Dennoch gibt es so einige interessante Dinge, die du mit Notion-Formeln tun kannst, um einen leistungsfähigen Notion-Arbeitsbereich aufzubauen.
9 praktische Anwendungsfälle für Notion Formeln
Wenn du Notion-Anfänger bist, war die bisherige Einleitung vermutlich etwas abstrakt. Daher zeige ich dir jetzt noch 8 praktische Anwendungsbeispiele für Formeln in Notion.
1. Berechnen die Priorität einer Aufgabe (Eisenhower-Matrix)
Die Eisenhower-Matrix ist ein Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben, indem zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterschieden wird. Es ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der ein ähnliches System verwendet haben soll, um sein Arbeitspensum zu bewältigen. Die Matrix besteht aus vier Quadranten:
- dringend und wichtig (urgent and important)
- wichtig, aber nicht dringend (important, but not urgent)
- dringend, aber nicht wichtig (urgent, but not important)
- weder dringend noch wichtig. (neither urgent, nor important)
Aufgaben werden basierend auf ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in einen der Quadranten eingeordnet. Dies kann einer Person helfen, zu entscheiden, welche Aufgaben priorisiert und welche delegiert oder gestrichen werden sollen.
Die Idee hinter der Eisenhower-Matrix ist, dass die Konzentration auf wichtige Aufgaben einer Person hilft, ihre Ziele zu erreichen, während das Ignorieren oder Delegieren von Aufgaben, die nicht wichtig oder dringend sind, ihr hilft, Ablenkungen zu vermeiden und produktiv zu bleiben.
Wenn du Notion als Task-Manager verwendest, ist es mit einer einfachen Formel möglich den richtigen Quadranten finden, und so deine Arbeit zu priorisieren.
Dazu brauchst du zwei Status-Eigenschaften – Die eine nennst du “Wichtigkeit”, die andere “Dringlichkeit” – und eine Formeleigenschaft mit der folgenden Formel:
if(and(prop(„Wichtigkeit“) == „Wichtig“, prop(„Dringlichkeit“) == „Dringend“), „1 – Erledigen“, if(and(prop(„Wichtigkeit“) == „Wichtig“, prop(„Dringlichkeit“) == „Nicht Dringend“), „2 – Terminieren“, if(and(prop(„Wichtigkeit“) == „Nicht Wichtig“, prop(„Dringlichkeit“) == „Dringend“), „3 – Delegieren“, if(and(prop(„Wichtigkeit“) == „Nicht Wichtig“, prop(„Dringlichkeit“) == „Nicht Dringend“), „4 – Ablegen“, „“))))
Wenn du diese Formel gleich testen willst, kannst du auch unser kostenloses Template herunterladen:
Eisenhower Matrix und Aufgabenplaner
2. Berechne die Anzahl der Tage zwischen zwei Datumseigenschaften
Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn du die Zeit zwischen dem Start- und Endtag eines Projekts wissen musst. Verwende die folgende Formel zur Berechnung der Tage:
dateBetween(prop(“Datum 2”), prop(“Datum 1”), “days”)
Du kannst „days“ auch in „years“, „months“, „weeks“ oder „hours“ ändern, wenn du eine andere Maßeinheit benötigen.
3. Überfällige Tage berechnen
Dies ist nützlich, wenn du sehen möchtest, wie viele Tage ein Projekt oder eine Rechnung überfällig ist.
Verwenden diese Formel von Red Gregory, um das entsprechende Status-Update wie im Screenshot gezeigt zu erhalten.
if(formatDate(prop(„Deadline“), „MMM DD, YYYY“) == formatDate(now(), „MMM DD, YYY“), „Heute Fällig“, if(dateBetween(prop(„Deadline“), now(), „days“) > 0, format(dateBetween(prop(„Deadline“), now(), „days“) + 1) + “ Verbleibende Tage“, if(dateBetween(prop(„Deadline“), now(), „days“) > -1, „Morgen Fällig“, if(dateBetween(prop(„Deadline“), now(), „days“) < 0, format(abs(dateBetween(prop(„Deadline“), now(), „days“))) + “ Tage überfällig „, „“))))
4. Berechne den Gesamtumsatz (oder Gewinn)
Berechnen deinen Umsatz, indem du die verkauften Artikel mit dem Preis multiplizierst.
prop(„Verkaufte Stück“) * prop(„Nettopreis“)
Um den Gewinn zu berechnen, musst du auch die Gesamtkosten berücksichtigen.
prop(„Verkaufte Stück“) * prop(„Kosten pro Stück“)
und ziehe sie von deinem Umsatz ab:
prop(„Einnahmen“)-prop(„Kosten“)
5. Berechne das Alter anhand des Geburtstags
Diese Berechnung des Alters einer Person funktioniert ganz einfach mit der folgenden Date Between-Formel:
dateBetween(now(), prop(„Geburtstag“), „years“)
6. Teile den vollständigen Namen in Vor- und Nachnamen auf
Für den Vornamen verwenden wir die replaceAll-Formel, um den gesamten Text nach dem ersten Leerzeichen durch Leerzeichen zu ersetzen.
replaceAll(prop(„Full Name“), „[ ].+“, „“)
Andersherum funktioniert das auch mit dem zweiten Namen:
replaceAll(prop(„Full Name“), „.+[ ]“, „“)
7. Berechne die Anzahl der Zeichen aus einem Textfeld
Dies ist beispielsweise wichtig, wenn du in Notion etwas schreibst und auf eine Zeichenbeschränkung achten musst, beispielsweise beim Erstellen von Tweets für Twitter, oder dem Schreiben einer SEO-Meta-Beschreibung für deine Webseite.
In diesem Beispiel berechnen wir die Anzahl der Zeichen der Namen aus der vorherigen Formel.
length(prop(„Full Name“)) – 1
Warum -1 am Ende? Ganz einfach, weil wir die Leerzeichen zwischen den Namen nicht mitzählen wollen.
8. Berechne die Anzahl der Wörter aus einem Textfeld
Die Anzahl der Zeichen zu berechnen ist einfach, aber in vielen Fällen wäre es deutlich besser, stattdessen die Anzahl der geschriebenen Wörter zu ermitteln.
Wie können wir das tun?
Durch die Verwendung eines kleinen Tricks. In jedem text werden die Wörter durch Leerzeichen getrennt. Wenn wir nun die Anzahl der Leerzeichen im Text berechnen und 1 addieren, erhalten wir die Anzahl der Wörter.
Dazu berechnen wir zunächst die Anzahl der Zeichen ohne Leerzeichen
length(replaceAll(prop(„Text“), “ „, „“))
und subtrahiere das Ergebnis mit der Gesamtzahl der Zeichen mit Leerzeichen:
length(prop(„Text“))
Um die richtige Wortzahl zu erhalten, müssen wir am Ende noch + 1 hinzufügen. Die ganze Formel sieht dann so aus:
length(prop(„Text“)) – length(replaceAll(prop(„Text“), „[ ]“, „“)) + 1
Fazit
Ich hoffe, dass mein Guide dir dabei helfen konnte, noch effizienter mit Formeln in Notion zu arbeiten.
Möchtest du etwas in Notion berechnen, weißt aber nicht, mit welcher Formel du zum gewünschten Ergebnis gelangen kannst? Kein Problem, teile deine Herausforderung in den Kommentaren unten! Das Team von Nocode.fit und unsere Community helfen dir gerne weiter!