Notion Alerts- Erinnerungen und Reminder einstellen

Du kennst Notion wahrscheinlich bereits als eines der flexibelsten und vielseitigsten Produktivitäts-Tools auf dem Markt. Es hat sich schnell zu einer wichtigen Ressource für Einzelpersonen und Teams entwickelt, die ihre Arbeit, Projekte und Ideen organisieren möchten. Aber inmitten der Fülle von Aufgaben, Notizen und Datenbanken kann es manchmal leicht sein, den Überblick zu verlieren oder wichtige Deadlines zu verpassen.Genau hier kommen die Notion Alerts ins Spiel.

In diesem Beitrag erfährst du, wie diese Benachrichtigungen dich dabei unterstützen können, stets auf dem Laufenden zu bleiben und nichts Wichtiges mehr zu übersehen.

Warum benötigst du Notion Alerts?

In unserer schnelllebigen Welt, in der wir alle ständig mit einer Fülle von Aufgaben und Informationen bombardiert wird, ist das Managen unserer Zeit und Aufmerksamkeit zu einer Kunst geworden. Wie können Notion Alerts hier helfen?


  1. Übersicht und Klarheit: Selbst innerhalb einer so gut organisierten Plattform wie Notion kann es vorkommen, dass wir uns verzetteln. Alerts helfen, den Fokus auf das Wesentliche zu legen und erinnern uns an bevorstehende Termine oder zu erledigende Aufgaben.
  2. Produktivität steigern: Du kennst das Gefühl, am Ende des Tages zurückzuschauen und dich zu fragen, wo die Zeit geblieben ist? Mit Notion Alerts kannst du sicherstellen, dass du regelmäßig an wichtige To-Dos erinnert wirst und somit strukturierter durch den Tag gehst.
  3. Flexibilität: Im Gegensatz zu festen Terminen oder starr eingeteilten Zeitblöcken lassen sich Alerts genau nach deinen Bedürfnissen einstellen. Ob als einmalige Erinnerung oder wiederkehrender Hinweis, du entscheidest, wie und wann du informiert werden möchtest.
  4. Grenzen setzen: Alerts können auch dazu dienen, Arbeitszeiten von Pausen abzugrenzen. Stelle dir zum Beispiel einen Alert ein, der dich daran erinnert, alle 90 Minuten eine kurze Pause zu machen. So sorgst du für regelmäßige Erholungsmomente und steigerst langfristig deine Effizienz.

Insgesamt bieten Notion Alerts also nicht nur eine praktische Erinnerungsfunktion. Sie sind ein strategisches Tool, das dir hilft, deinen Arbeitsalltag besser zu meistern und das Beste aus deiner Zeit in Notion herauszuholen.

So stellst du Erinnerungen in Notion ein

Eine Erinnerung innerhalb einer Seite hinzufügen

Navigiere zu der Notion-Seite, auf der du die Erinnerung hinzufügen möchtest.

Tippe @remind gefolgt von einer Zeit, einem Datum oder beidem. Zum Beispiel @remind morgen, @remind 19 Uhr oder @remind Mittwoch um 13 Uhr. In der Folge wird ein blaues Tag erstellt.

Klicke auf das blaue Tag. Dadurch öffnet sich ein Kalenderfenster. In diesem Fenster kannst du das Datum und die Uhrzeit bearbeiten, oder auch deine Zeitzone ändern. Lege genau fest, wie und wann du erinnert werden möchtest (zum Beispiel 30 Minuten vor der Fälligkeit).

Hinweis: Die in-line Erinnerungen werden rot, wenn sie zu @Today wechseln oder überfällig sind.

Eine Erinnerung in einer Notion-Datenbank hinzufügen

Wenn du innerhalb einer Datenbank arbeitest, füge eine Datums-Eigenschaft hinzu.

Klicke auf diese Eigenschaft und ein Kalenderfenster wird sich öffnen, in dem du das gewünschte Datum auswählen kannst, das du dem Datenbankobjekt zuweisen möchtest.

Unter diesem Kalender gibt es eine Option für ‚Erinnern‘, die standardmäßig auf ‚Keine‘ eingestellt ist.

Klicke auf das Dropdown-Menü und wähle aus den Optionen, ob du ‚am Tag des Ereignisses‘, ‚1 Tag zuvor‘, ‚2 Tage zuvor‘ oder ‚1 Woche zuvor‘ erinnert werden möchtest. Wenn du eine Uhrzeit in der Datums-Eigenschaft hast, wird dies auch angezeigt, z.B. ‚Am Tag des Ereignisses (9:00 Uhr)‘.

Wie wirst du von Notion benachrichtigt?

Wenn du eine Erinnerung setzt, wirst du auf verschiedene Weisen zur gewünschten Zeit benachrichtigt:

  1. Ein rotes Abzeichen wird neben „Updates“ oben in deiner linken Seitenleiste erscheinen.
  2. Wenn du die Desktop-Notion-App benutzt, erhältst du sofort eine Push-Benachrichtigung.
  3. Wenn du am Telefon die mobile Notion-App benutzt, erhältst du dort ebenfalls eine Push-Benachrichtigung.
  4. Wenn Notion zum Zeitpunkt deiner Erinnerung nicht geöffnet ist, erhältst du eine mobile Push-Benachrichtigung (wenn du die App hast) und eine E-Mail.

Wie Notion Erinnerungen anderen Teammitgliedern zuweisen?

Wenn du jemand anderem in deinem Team eine Erinnerung setzen möchtest, kannst du eine @-Erwähnung und @-remind in derselben Zeile verwenden. Zum Beispiel: @PhilippAlexander @remind nächsten Dienstag um 13 Uhr

Benachrichtigungen für Erwähnungen Wenn du in einem Kommentar oder auf einer Seite erwähnt wirst, erhältst du eine Benachrichtigung im Updates-Bereich deiner Notion-Seitenleiste. Du kannst direkt im Updates-Fenster antworten, indem du auf Antworten klickst.

Wann solltest du Notion Erinnerungen nutzen?

Erinnerungen in Notion sind ein nützliches Werkzeug, um deinen Arbeitsablauf zu optimieren:

  • Projekt-Meilensteine: Du kannst Erinnerungen für Projekt-Meilensteine oder wichtige Lieferergebnisse setzen, um sicherzustellen, dass du auf dein Ziel hinarbeitest.
  • Vorbereitung für Meetings: Setze eine Erinnerung vor Meetings oder Veranstaltungen, um dir Zeit zur Vorbereitung zu geben.
  • Routineaufgaben: Regelmäßige Aufgaben wie wöchentliche Berichte, Wartungsaufgaben oder die Nachverfolgung von Kundenkommunikation können mit Erinnerungen erleichtert werden.
  • Teamzusammenarbeit: Nutze Erinnerungen, um Teammitglieder an Deadlines oder Aufgaben zu erinnern und so die Teamkoordination zu verbessern.

So stellst du wiederkehrende Notion Alerts ein

Kürzlich, als ich den Notion Workspace einer Berliner Werbeagentur optimierte, wurde ich von einem Mitarbeiter gefragt, ob es möglich sei, wiederkehrende Notion Alerts einzurichten.

Das Team benötigte nämlich regelmäßige Erinnerungen für zahlreiche Aufgaben innerhalb der Agentur.

Ich erwiderte zuerst, dass es derzeit keine spezielle Funktion für wiederkehrende Alerts in Notion gäbe, jedoch könnte es gut sein, dass diese Option in zukünftigen Updates berücksichtigt wird.

Dann jedoch erinnerte ich mich daran, dass man wiederkehrende Notion Alerts tatsächlich über das Anlegen von wiederkehrenden Aufgaben realisieren kann.

Falls du unsicher bist, wie man wiederkehrende Aufgaben in Notion anlegt, empfehle ich dir, einen Blick auf mein ausführliches Tutorial dazu zu werfen.

Wenn du eine solche Aufgabe in Notion anlegst, kannst du in der Namens-Eigenschaft eine Erinnerung wie „@remind heute“ hinzufügen. Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn diese Aufgabe in der Datenbank angelegt wird, auch die Erinnerung ausgelöst wird.

Fazit

Mit den Notion Erinnerungen haben wir nicht nur die Möglichkeit, Aufgaben und Deadlines im Blick zu behalten, sondern auch unseren gesamten Arbeitsablauf effizienter und zielgerichteter zu gestalten.

Egal ob es um Projekt-Meilensteine, Meeting-Vorbereitungen, Routineaufgaben oder die Zusammenarbeit im Team geht, die Erinnerungsfunktion von Notion trägt entscheidend dazu bei, unsere Produktivität zu steigern und das Beste aus unserer Arbeit herauszuholen.

Nutze sie weise und lasse sie zu einem integralen Bestandteil deiner täglichen Routine werden!

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