Notion, ein mächtiges und vielseitiges Produktivitätstool, hat in den letzten Jahren viele Anhänger gewonnen. Die Fähigkeit, Notion an individuelle Bedürfnisse anzupassen und komplexe Arbeitsabläufe zu erstellen, ist beeindruckend. Erst kürzlich hat Notion eine eigene Automatisierungslogik vorgestellt, die es dir ermöglichen Datenbanken zu automatisieren. Diese bedienen jedoch aussließlich Informaionen und Daten innerhalb von Notion. Um auch Daten von anderen Systemen, zum Beispiel Airtable, Monday oder Outlook zu synchronisieren, greifen viele Nutzer auf Automatisierungsdienstleister zurück. In diesem Artikel werden wir die Vor- und Nachteile solcher Automatisierungsdienste für Notion betrachten.
Warum Notion-Automatisierungen nötig sind:
Notion ist ein großartiges Werkzeug, aber seine Automatisierungsfähigkeiten sind begrenzt. Benutzer möchten häufig Daten zwischen Notion und anderen Tools wie Google Mail, Excel, Airtable, Asana oder Monday.com synchronisieren. Diese Integrationen sind nicht standardmäßig verfügbar und erfordern häufig manuelle Schritte, um Daten zwischen den Anwendungen hin und her zu bewegen. Hier kommen Automatisierungsdienstleister ins Spiel.
Wie Automatisierungsdienste für Notion funktionieren:
Automatisierungsdienste für Notion ermöglichen es, Aktionen in einer Anwendung auszulösen, wenn in einer anderen Anwendung bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Der Auslöser kann hierbei durch zwei Arten definiert werden: eventbezogen (z.B. neue Email) oder zeitbezogen (z.B. alle 24h werden daten von a nach b kopiert). Letzten Endes handelt es sich um eine mehr oder weniger simple „Wenn Dann“ Formel. Dabei verbindet man die Automatisierung mit den zwei Tools, die man benötigt und definiert den Auslöser und die darauffolgende Aktion.
Es gibt hierbei diverse Anbieter, die sich in Komplexität und Anpassbarkeit unterscheide. Ähnlich wie beim bau einer Website, kann man sich für simple Baukasten, erweiterte Baukasten und Plattformen entscheiden.
Einfache Automatisierung (If This Then That – IFTTT): Dieser Dienstleister bietet grundlegende „Wenn-dann“-Automatisierungen. Wenn ein Ereignis in einer Anwendung eintritt (das „Wenn“), wird eine vordefinierte Aktion in einer anderen Anwendung ausgelöst (das „Dann“). Sehr simpel zu erstellen, allerdings auch stark limitiert in der Anpassbarkeit.
Komplexere Automatisierung (Zapier und Pipedream): Diese Dienstleister bieten erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten. Nutzer können komplexere Workflows erstellen, die mehrere Schritte und Bedingungen einschließen. Zum Beispiel können Sie automatisch eine Notion-Datenbank aktualisieren, wenn ein neuer Eintrag in Airtable erstellt wird. Diese Tools benötigen ein wenig mehr Einarbeitung, bieten aber die perfekte Balance für ambitionierte Anwender*innen.
Sehr komplexe Automatisierung (Make.com): Dies sind maßgeschneiderte Lösungen, die hochgradig anpassbare Automatisierungen ermöglichen. Hier sind kaum Grenzen gesetzt, aber sie erfordern oft fortgeschrittene Kenntnisse in der Automatisierungsentwicklung.
Die zwei letzt genannten Kategorien bieten außerdem die Möglichkeit so genannte Webhooks zu verarbeiten. Webhooks sind wie digitale Meldungen. Wenn in einer App etwas Wichtiges passiert, sendet sie automatisch eine Nachricht an eine andere App. Diese Nachricht informiert die zweite App darüber, was geschehen ist, so dass sie darauf reagieren kann. Es ist eine Möglichkeit für Apps, miteinander zu sprechen, ohne dass Menschen dazwischen eingreifen müssen. Dadurch entsteht die Möglichkeit auch Apps mit einander zu verbinden, die nicht über eine native Schnittstelle mit den Automatisierungsdienstleistern verfügen.
Use Cases für verschiedene Automatisierungsgrade:
Einfache Automatisierung (IFTTT): Das Hochladen von Gmail-Anhängen in Notion oder das Hinzufügen von Google Calendar-Ereignissen zu einem Notion-Terminkalender.
Komplexere Automatisierung (Zapier und Pipedream): Die automatische Aktualisierung einer Notion-Seite, wenn neue Aufgaben in Asana erstellt werden, oder das Erstellen einer Airtable-Datenbank aus Notion-Inhalten.
Sehr komplexe Automatisierung (Make.com): Hier sind individuelle Lösungen gefragt, wie die Erstellung von individuellen Workflows für umfangreiche Projektmanagement-Aufgaben, bei denen mehrere Tools involviert sind. Zum Beispiel kannst du komplette Kundenonboarding Szenarien bauen, bei denen eine Email Sequenz ausgelöst wird, ein Online Bereich freigeschaltet wird und deine Kollegen über den neuen Kunden via Slack informiert werden.
Anbieter von Automatisierungsdienste für Notion:
IFTTT (einfach): IFTTT bietet einfache Automatisierungen und eine kostenlose Basisversion. In der Basisversion kannst du zwei Automatisierungen mit jeweils zwei Schritten (Wenn/Dann) bauen. Die Premium Versionen beginnen ab 5€ im Monat.
Zapier (medium): Zapier ist ein leistungsstarker Dienstleister für mittelkomplexe Automatisierungen und bietet eine kostenlose Version mit begrenzten Aktionen. Du kannst mit Zapier kostenlose, zwei stufige Automatieisrungen mit 100 Ausführungen pro Monat erstellen. Damit eignet sich Zapier in der kostenlosen Variante sehr gut für einfache Synchronisierungsarbeiten. Wenn du mehr Stufen oder Ausführungen brauchst, kannst du dein Konto für ca 19€/Monat auf 750 Ausführungen hochstufen.
Pipedream (medium): Pipedream ermöglicht fortgeschrittene Automatisierungen und bietet eine großzügige kostenlose Version. In dieser kannst du ebenfalls wie in Zapier ca 100 Ausführungen/ Monat bekommen. Die Menge der Automatisierungsschritte ist hierbei nicht limitiert. Wenn du mehr Ausführungen benötigst kannst du diese für 19€/Monat bekommen.
Make.com (schwer): Für hochgradig komplexe und maßgeschneiderte Automatisierungen kann Make.com individuelle Lösungen anbieten. Du bist mit dem visuellen Baukasten extrem flexibel und kannst auch parallele Automatisierungen bauen. In der kostenlosen Variante bekommst du sage und schreibe 1.000 Ausführungen pro Monat kostenlos. Eine Verzehnfachung auf 10.000 Ausführungen bekommst du hier schon ab 9€/Monat.
Ich persönlich nutze Make.com für viele Aufgaben. Zugegebenermaßen hat es mich viel Recherche und Lernarbeit gekostet mich mit Make.com vertraut zu machen. Wenn du gerade erst in die Welt der Automatisierung eingetaucht bist, würde ich dir tatsächlich Zapier oder Pipedream empfehlen. Aus meiner Sicht bieten diese zwei die beste Balance aus Einfachheit und Anpassbarkeit.
Insgesamt bieten Automatisierungsdienste für Notion die Möglichkeit, Notion in eine leistungsstärkere Plattform zu verwandeln, indem sie die Integration von Daten und die Automatisierung von Abläufen ermöglichen. Die Auswahl des richtigen Dienstleisters hängt von den individuellen Anforderungen und technischen Fähigkeiten ab.